App di messaggistica per condividere dati aziendali
Oltre il 70% degli impiegati utilizza app di messaggistica per condividere dati sensibili e informazioni critiche dell’azienda, e il 52% di professionisti e manager d’impresa fotografa documenti di lavoro riservati e li spedisce tramite WhatsApp, ma uno su quattro di essi (24%) sbaglia destinatario.
Quella di messaggiare tramite WhatsApp è ormai diventata una vera e propria mania, e non più solo per tenersi in contatto con gli amici e i propri cari, ma ora anche per scambiarsi ogni genere di comunicazioni di lavoro.
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La apparente facilità e velocità di utilizzo deriva dalla sensazione di controllo diretto frutto della disponibilità nelle proprie mani di un apparecchio così piccolo, che pare contenere tutto. E più è piccolo l’apparecchio più la sensazione di potenza aumenta l’autostima e la convinzione di poter controllare ogni cosa.
Ovviamente non è così, perché la dimensione dell’apparecchio vela il volume enorme e crescente dei dati che possono essere sottratti.
Il decalogo per la messaggistica aziendale
La direzione aziendale deve, non può non porsi le domande giuste.
Anche quando si tratta di mettere in sala d’attesa la velocità/facilità della messaggistica elettronica.
Ci si pone automaticamente una serie di domande:
- Questo sistema è adatto?
- Se ci sono più sistemi, quale scegliere?
- L’azienda sa cosa vuole e come vuole realizzarlo?
- Chi usa gli apparecchi e i servizi è stato istruito a farlo?
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Dalla base delle domande si deve passare al piano delle risposte che compongono la lista degli adempimenti, i quali limitatamente ai profili di natura amministrativa e legale costruiscono dieci pilastri:
1) atto di documentazione delle scelte, previo coinvolgimento del DPO;
2) Valutazione di Impatto Privacy;
3) garanzie contrattuali da eventuale venditore di servizi;
4) trattativa sindacale/procedura amministrativa;
5) sessioni di istruzione e formazione del dipendente;
6) revisione dell’atto di autorizzazione al trattamento;
7) revisione del manuale della sicurezza ad uso degli autorizzati;
8) revisione/integrazione del registro dei trattamenti;
9) aggiornamento del codice disciplinare;
10) verbale di consegna/utilizzo del dispositivo e impegno al rispetto delle condizioni di uso prescritte
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Negli ultimi tempi, sono state infatti registrate varie sanzioni per infrazioni del Gdpr riguardanti l’utilizzo di WhatsApp, come ad esempio:
- quella che aveva colpito la Raiffeisen Bank perché due dipendenti della banca avevano usato WhatsApp per trasmettere simulazioni di esiti di richieste di finanziamento ed
- anche quella inflitta alla Banca Transilvania, i cui dipendenti che avevano ricevuto una mail sarcastica da un cliente l’avevano condivisa sempre tramite WhatsApp per poi farla rimbalzare da un social network all’altro fino a farla diventare virale su Internet.
